Forretningsorden

Forretningsorden

Forretningsorden for bestyrelsen for Rudehøj Efterskole

Revideret jan 2011

1.      Bestyrelsen vælger på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingens afholdelse
a. Formand og næstformand
b. Forretningsudvalg. Udvalget skal mindst bestå af formand, næstformand, økonomiudvalgsformand samt forstander. Forretningsudvalget varetager aktuelle problemstillinger imellem bestyrelsesmøderne, referater heraf udsendes til resten af bestyrelsen. FU har frihed til at handle selvstændigt og ubureaukratisk i forbindelse med daglig drift og gennemførelse af bestyrelsens beslutninger.
c. Bestyrelsens repræsentanter i skolens ansættelsesudvalg
d. Medlemmer til Bygnings- og ude areal udvalg.
e. Medlemmer til PR udvalget.

2.      Forretningsudvalget varetager blandt andet følgende opgaver:
a. Lønforhandlinger med forstander og viceforstander (rammebeløb drøftes med bestyrelsen inden lønfastsættelse)
b. Udarbejdelse af årsberetning og gennemgang af årsregnskab inden godkendelse i bestyrelsen.

3.      Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsudvalg til løsning af konkrete opgaver.

4.      Bestyrelsen afholder møder, når det er nødvendig, dog minimum 4 gange årligt. Formand eller 3 bestyrelsesmedlemmer kan indkalde til møder

5.      Formanden leder bestyrelsens møder og sørger for at beslutninger indføres i en beslutningsprotokol. På det eferfølgende møde underskrives protokollen af mødets deltagere. Enhver af disse er berettiget til at få sin afvigende mening indført i protokollen, som opbevares på skolen. Formanden sørger for, at de trufne beslutninger udføres.

6.      Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Beslutninger om køb, salg og pantsætning af fast ejendom træffes dog ved kvalificeret stemmeflertal.

7.      Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i forhandlinger eller afstemninger, der angår forhold mellem skolen og vedkommende selv eller dennes nærmeste.

8.      En mødedeltager har tavshedspligt i sager, hvori væsentlige hensyn til personers eller skolens interesser gør det nødvendigt at hemmeligholde oplysninger om personlige eller interne, herunder økonomiske forhold.

9.      Bestyrelsesmødedatoerne fastlægges for et år ad gangen, normalt på første bestyrelsesmøde efter generalforsamling

10.    Efter konferering med forretningsudvalget, indkalder formanden til bestyrelsesmødet med dagsordenen sædvanligvis min. 1 uge før mødet

11.    Bestyrelsen er ansvarlig for køb og salg af fast ejendom, men indhenter medarbejderrådets udtalelse før køb, salg og ombygning.

12.    Bestyrelsen er ansvarlig for skolens budget, mens forstander og forretningsfører er ansvarlig for udarbejdelse af budget, hvorunder udtalelse fra relevante medarbejdere og udvalg på skolen indhentes

13.    Før hver ordinær generalforsamling gennemgår bestyrelsen udkast til formandens beretning for perioden siden sidste generalforsamling og et oplæg til skolens virksomhed for den kommende periode. Ligeledes gennemgås skolens regnskab.

14.    Bestyrelsen skal godkende overordnet kursusvirksomhed og undervisningsplaner for det enkelte kursus, men medarbejder rådets udtalelse indhentes forinden.

15.    Bestyrelsen mødes én gang årligt uden forstander og medarbejderrepræsentant. Dette møde fastlægges samtidig med de øvrige bestyrelsesmøder på det første møde efter generalforsamlingen.

16.    Det er ønskeligt, at bestyrelsesmedlemmerne besidder en vifte af kompetencer: visionær strategisk,(fx søger indsigt/indflydelse på efterskoleverdenen i samfundet), økonomisk indsigt, ledelsesmæssig erfaring, HR erfaring, grundigt kendskab til Dansk Oase, geografisk repræsentation af Dansk Oases tilstedeværelse i Danmark og en aldersmæssig spredning.

17.    Bestyrelsens arbejdsform: 

Mailkorrespondance mellem møderne kan bruges som diskussionsforum og i særlige situationer kan der træffes beslutninger på mail mellem møderne. Beslutningerne skal føres til referat på næstfølgende bestyrelsesmøde.  Formanden beslutter, hvad der er en ”særlig situation”.
Bilag til dagsordenen skal være bestyrelsen i hænde en uge før mødet.  Papirer uddelt på mødet minimeres. Der stiles mod ikke at beslutte noget på baggrund af dokumenter der er uddelt på mødet.

18.    Bestyrelsens opgaver i årets løb:

Feb.:

  • Færdiggøre driftsregnskab og status, inkl. budgetopfølgning inden 1. marts.
  • Revision af planen for den årlige evaluering af skolen i forhold til værdigrundlaget.
  • Årlig orientering til bestyrelsen fra åndeligt udvalg.
  • Hvem skal stille op til bestyrelsen næste gang?
  • Medarbejdersamtale med forstander og viceforstander.

Mar:

  • Skriftlig indkaldelse til generalforsamling.
  • Underskrivelse samt udsendelse af det reviderede årsregnskab til skolekredsen.
  • Sørge for revision af regnskab inden 1.april.  
  • Forberede formandsberetning.
  • Årlig orientering til bestyrelsen fra pædagogisk udvalg.

Apr.:      

  • Afholdelse af generalforsamling med efterfølgende konstituering

Maj:       

  • Budgetopfølgning for 1. kvartal
  • Godkende kursus- og undervisningsplan for det kommende skoleår
  • Stillingtagen til skolens profil, faglige og pædagogiske niveau og målgruppe.
  • Årlig orientering til bestyrelsen fra hjem udvalg.

Jun.: 

  • Evaluering af skolen i forhold til værdigrundlaget hvert andet år.
  • Stillingtagen til skolens plan for elevernes fritid, for hvordan brud på regler undgås og hvordan brud på regler håndteres.
  • Årlig orientering til bestyrelsen fra TAPere.

Aug.:     

  • Budgetopfølgning og revideret budget for 2. halvår

Nov.:     

  • Budgetopfølgning for 3 kvartaler.
  • Budgetlægning for næste kalenderår.
  • Årlig venskabsmiddag m DanskOase.